Moderatorsmanual VoteIT

Denna moderatorsmanual är ännu inte färdig utan under utveckling. Välkommen att ändra, lägga till eller kommentera sidan så att den ständigt förbättras. Målsättningen är att inte göra den för lång och omfattande, om det är något du önskar en större fördjupning inom går det bra att skapa en separat länkad sida för detta område.

Ansvarig för moderatorsmanualen är Anders Hultman, Betahaus.

För deltagare finns en separat manual som kompletterar denna manual. Observera att denna moderatorsmanual inte tar upp det som står i användarmanualen en gång till så vi rekommenderar att du läser användarmanualen först och parallellt med denna.

Moderatorn är en person som har rättighet att administrera mötet. Denna person behöver inte vara utsedd till mötesordförande utan kan vara en medhjälpare till mötesordföranden eller bara någon som den som skapade mötet ansåg lämplig att ha moderatorsrättigheter. Den som skapar ett möte blir automatiskt moderator för det mötet.

1. Ändra tillstånd i mötet
2. Lägga till dagordningspunkter
3. Uppdatera sammanfattningar av dagordningspunkter
4. Ändra tillstand_pa_dagordningspunktertillstånd för dagordningspunkter
5. Bjuda in och ändra rättigheter för deltagare
6. Radera yrkanden
7. Ändra tillstånd på yrkanden
8. Radera diskussionsinlägg
9. Skapa och ändra tillstånd i omröstningar

Om problem uppstår i ett möte som ni håller som inte ryms inom de möjligheter som moderatorn har kan ni behöva kontakta administratörerna för support. Det finns ingen som får betalt för att löpande supporta VoteIT utan det sköts frivilligt av personer inom främst Sverok och Betahaus. Om du önskar hjälp vänligen skicka ett mail till VoteIT projektgruppen eller gå in på Sveroks IRC-kanal där det kanske finns någon som kan hjälpa dig.

Följ stegen nedan så kommer du snart ha ditt möte igång och fungerande.

1. Registrera dig som användare
2. Skapa möte
3. Lägg till dagordningspunkter
4. Lägg till yrkanden
5. Bjud in deltagare
6. Starta mötet
7. Gör några dagordningspunkter aktiva

Det första du gör som moderator är troligen att skapa ditt möte om du inte bjudits in av någon annan som redan skapat mötet. För att skapa mötet klickar du på knappen ”skapa möte” på förstasidan. Du får då möjlighet att fylla i några fält som du senare kan ändra:

1. Titel - Detta är titeln på mötet och det kommer stå i sidhuvudet under hela mötet
2. Beskrivning - Detta är det fält med formaterad text och möjlighet att placera bilder som kommer ligga som mittenspalt när man går in på mötets förstasida. Här är det bra att ha information som deltagarna behöver se första gången de anländer till mötet. Om du behärskar lite html kan du göra förstasidan för mötet riktigt snygg genom att använda html-taggar när du bygger denna beskrivning
3. Avsändarnamn på epost skickat från mötet - Detta är det avsändarnamn dina deltagare kommer se när de tar emot inbjudan per epost
4. Epostadress att skicka från - Den epostadress deltagarna kommer se som avsändaradress, lämpligen din egen eller din organisations.
5. Mötestillgångspolicy - Läs nedan.

När mötet skapas styr du hur deltagarna får tillgång till mötet. I normalfallet skickar mötesskaparen genom VoteIT en inbjudan per ebrev till alla deltagare. Det finns också möjlighet att välja att alla registrerade användare som har mötets adress (tex mote.voteit.se/mittmote) kan gå direkt till mötet och begära tillträde med läsrättigheter.

Specialfall: Det finns möjlighet att likt Sverok bygga specialvarianter på detta där man kan ge läs och yrkanderättigheter till alla i ett öppet möte. Denna funktion finns inte i normalinstallationen av VoteIt.

För att ändra på på dessa grundinställningar använder du kugghjulet till höger på skärmen när du är på mötets förstasida.

Ett möte har ett tillstånd och det är viktigt som moderator att välja rätt tillstånd baserat på var i mötesprocessen man befinner sig. Tillstånden för möte är:

1. Kommande – detta är tillståndet mötet får när det skapas. Inbjudna deltagare kan se ett kommande möte och lägga in yrkanden och diskussionsinlägg.
2. Pågående – sätt mötet i pågående när det öppnar och då sätts också tillståndet ”pågående” på de första punkterna på dagordningen.
3. Stängd – mötet bör stängas när alla frågor behandlats eller på den tid som angivits som sluttid.

Mötets tillstånd ändras med kugghjulet till höger om mötets titel en liten bit ned på mötets förstasida.

Som moderator har du tillgång till moderatorsmenyn i överkanten av skärmen. Här kan du hantera inbjudningar och användarrättigheter i ditt möte samt kika på mötesloggen. För att ändra på mötets grundinställningar eller status använder du istället kugghjulet till höger på skärmen när du är på mötets förstasida.

I vyn redigera rättigheter kan du ändra vilka rättigheter registrerade användare ska ha i mötet. För att kunna yttra sig, yrka och rösta behöver man just rättigheterna: Diskutera, Yrka och Rösträtt.

• Moderator - den som kan moderera mötet, mötesordföranden, detta ger läsa, diskutera och yrka men inte rösta
• Läsa - endast rätt att läsa allt som skrivs och att gilla yrkanden och inlägg
• Diskutera (och läsa) - förutom läsa även skriva inlägg
• Yrka (och läsa) - förutom läsa även skicka yrkanden
• Rösta (och läsa) - förutom läsa rösta i omröstningar

Här bjuder du in deltagare efter vilka roller de ska ha.

• Deltagare som ska kunna debattera, lägga förslag och rösta ska ha: Deltagare och Rösträtt
• Moderator som ska kunna debattera, lägga förslag och rösta samt vara moderator ska ha: Moderator, Deltagare och Rösträtt
• Deltagare som bara ska kunna debattera och lägga förslag ska ha Deltagare
• Deltagare som bara ska kunna se mötet ska ha Endast se

Här kan du skicka om inbjudningar till personer som du vill påminna.

Visar dig i kronologisk ordning vad som hänt i mötet. Den är bara tillgänglig för moderatorer och kan vara bra att spara som en bilaga till originalprotokollet från mötet.

En ny och inte helt förfinad funktion i VoteIT är att moderatorn ges viss kontroll över vilka funktioner som visas och hur de visas i systemet. Allteftersom fler funktioner byggs in kommer alternativen här bli fler. Den som inte har en särskild plan kan lämna dessa i sina standardinställningar utan oro.

Det som visas precis till höger om dagordningen på mötets förstasida. Om ingen högerkolumnwidget väljs tar detta upp hela sidans bredd.

Om något väljs här hamnar det till höger på mötets förstasida.

Det som visas precis till höger om dagordningen i dagordningspunkterna. Om ingen högerkolumnwidget väljs tar detta upp hela sidans bredd.

• Diskussioner (standard är högerkolumn) - Praktiskt att ha till vänster om mötet domineras av debatt och man därför vill styra deltagarnas blick mot den.
• Yrkanden (standard är vänsterkolumn) - Att föredra till vänster om man vill ge yrkandena mer fokus i mötet.

Om något väljs här hamnar det till höger i dagordningspunkterna. Det kan vara praktiskt att använda ”inaktivera” om mötet inte använder debatt eller yrkanden. Då tar det som ligger i vänsterkolumnen upp hela sidans bredd till höger om dagordningen.

Möten i VoteIT byggs med bygget av en dagordning. Punkterna i dagordningen har ingen bestämd inbördes ordning utan det är upp till mötet att bestämma när mötesordföranden (någon moderator) ska flytta en punkt från ”kommande” till ”pågående” eller vidare till ”avslutad”.

För att lägga till en punkt i dagordningen klickar moderatorn antingen på knappen ”Lägg till dagordningspunkt” till höger i mötets förstasida eller så klickar moderatorn på ”+”-tecknet i dagordningen. När dagordningspunkter läggs till fyller man i flera olika fält.

• Titeln bör inte vara längre än 20 tecken för då blir den ofta radbruten i dagordningsmenyn till vänster
• Beskrivningen kan vara omfattande och bör innehålla den information mötesdeltagarna behöver för att föra en god och saklig debatt och för att kunna fatta ett välinformerat beslut. Här kan moderatorn använda HTML för att lägga till bilder, filmer och annat som hjälper deltagarna att känna igen sig. Observera att beskrivningsfältet är ganska brett så om man vill begränsa spaltbredden på texten man skriver kan den HTML-vana använda HTML för att begränsa textbredden.

* Sammanfattningen är den text som dyker upp i listan över ”Vad har hänt”, ”Vad händer” och ”Vad kommer hända” till höger på mötets förstasida. Tanken är att denna text uppdateras när tid för omröstning är satt och då beslut fattats, mm. Exakt hur mötesordföranden använder den beror på vilken information hon vill förmedla till deltagarna. När man skapar en ny dagordningspunkt är det rekommenderat att lämna denna tom.

• Starttid är den tid då mötesordföranden planerat att flytta punkten från ”kommande” till ”pågående” och då det närmar sig omröstning. Det finns ingen automatik kopplat till detta utan det är enbart en information till mötesdeltagarna.

En dagordningspunkt är i 1 av 4 tillstånd:

1. Privat – detta är punktens tillstånd när den är nyskapad. Då kan endast moderatorer se den.
2. Kommande – punkten flyttas nu in och blir synlig i dagorningen och deltagare kan börja yrka och diskutera i punkten. Inga omröstningar kan ännu startas i punkten.
3. Pågående – enda skillnaden mot kommande är att den flyttas i dagordningen till pågående och att omröstningar kan startas i punkten.
4. Stängd – Nu kan inga omröstningar hållas eller yrkanden läggas. Debatten kan dock fortsätta. Det går heller inte att radera stängda dagordningspunkter.

För att ändra tillstånd klickar moderatorn på kugghjulet vid respektive dagordningspunkt. Det går att ändra fram och tillbaka mellan olika tillstånd.

Det finns några speciella dagordningspunkter som alla möten i VoteIT bör ha med.

• Mötesordning
• Tidsplan
• Ordningsfrågor

För att ändra i en dagordningspunkt klickar moderatorn på kugghjulet vid punktens titel och väljer ”redigera”.

VoteIT är byggt med utgångspunkt i att möten på nätet bäst hålls över tid där deltagarna kan komma in då och då för att se vad som har hänt. För att säkerställa att mötesdeltagare som kanske tittar in i mötet en gång om dagen inte ska missa någon viktig debatt eller omröstning är det viktigt med en bra tidsplan.

Förslagsvis gör moderatorn en plan när mötet byggs över vilka frågor som ska behandlas i vilken ordning och hur lång tid varje fråga bör ta. Flera frågor kan givetvis behandlas samtidigt. Några riktlinjer som kan vara bra att ta inspiration av:

• En viktig diskussionsfråga bör behandlas i minst två dygn så att den som kommer en gång om dagen till mötet får två chanser att följa frågan
• En omröstning bör pågå i minst två timmar på en tid som de flesta av deltagarna har möjlighet att besöka mötet
• Samla gärna flera omröstningar på samma tid så att deltagare som tar sig tid att gå in och rösta har möjlighet att använda tiden väl
• Meddela minst ett dygn i förväg när en omröstning ska börja och hur länge den beräknas pågå
• Undvik att behöva tidigarelägga något i tidsplanen eftersom deltagare kan ha planerat lägga in yrkanden eller delta i omröstningen och det är olämpligt om de missar det på grund av ett tidigareläggande

Den sammanställda tidsplanen sätts lämpligen upp som en av de första punkterna på dagordningen så att deltagarna kan komma med egna förslag och invändningar och slutligen fastställa sin egen tidsplan.

För att sätta spelreglerna över hur mötet fungerar finns en mötesordning som bör fastställas som en av de första dagordningspunkterna på mötet. Antingen kan mötesordföranden föreslå VoteITs standardmötesordning eller så går det bra att skriva en egen variant. Se gärna standardmötesordningen som en inspiration kring vilka frågor er mötesordning bör behandla.

någon som vill och kan får gärna uppdatera denna del — Anders Hultman// 2011/11/06 02:45//

• Moderatorns roll i diskussionen
• Moderera inlägg
• Upplysa om avvikelse från ämnet
• Radera vid behov

Läs om yrkanden deltagarmanualen och i yrkandeförklaringen som en inledning till denna del.

Som moderator är uppgiften till en början att lägga upp alla yrkanden som finns innan mötet börjar. Det kan vara sådant som att under verksamhetsberättelsen lägga yrkandet ”att lägga verksamhetsberättelsen till handlingarna” och att i olika motioner lägga in motionärens yrkanden från motionen. Det är viktigt för mötet att varje dagordningspunkt som har förbestämda yrkanden har dessa inlagda innan mötet börjar.

Fram till att en punkt går till omröstning är det lämpligt att mötesordföranden hjälper deltagarna att formulera bra och tydliga yrkanden. Mötesordföranden har möjlighet att bidra till jämkningar och klargöranden för att förbättra yrkandena inför att de går till omröstning.

Efter att alla omröstningar är klara i en punkt bör mötesordföranden gå igenom alla yrkanden och kontrollera så att de har fått rätt tillstånd. Vissa ska vara bifallna, andra avslagna och åter andra ohanterade. När alla yrkanden är kontrollerade och har rätt status i enlighet med det beslut som mötet fattat kan mötesordföranden ändra dagordningens tillstånd till ”stängd”.

Moderatorer har möjlighet att ändra, radera och dra tillbaka andra deltagares yrkanden. Detta för att kunna hjälpa den som har svårighet eller för att städa upp om det blivit fel. Det är viktigt att undvika att radera yrkanden som snarare är tillbakadragna. Tillståndet ”tillbakadragen” finns för att det ska bli lätt för deltagare att se var ett yrkande tagit vägen och om de vill stödja det ska de kunna kopiera det och lägga det på nytt.

Specialfall: I en speciell version av VoteIT utvecklad för Sveroks IRL-möten kan moderatorn också ändra avsändare på yrkanden. Detta är inget som ingår i normalinstallationen av VoteIT. Läs mer i dokumentationen av IRL VoteIT.

Omröstningarna är kanske en av de främsta skillnaderna mellan VoteIT och andra liknande system. VoteIT har integrerat omröstningsmomentet i mötets flöde och omröstningarna är det naturliga slutsteget på varje dagordningspunkt och det som styr hur yrkanden slutligen sparas i protokollet. Just eftersom omröstningar har så många automatiska moment inbyggda är det viktigt att mötesordföranden är väl bekant med hur omröstningar fungerar och gärna testar att hålla några låtsas omröstningar innan hon går in som mötesordförande i ett viktigt VoteIT-möte.

Det första som mötesordföranden måste göra är att planera hur omröstningen ska läggas upp. Finns det många yrkanden bör dessa i vissa fall ställas emot varandra (bara en kan avgå med segern), i andra fall hanteras oberoende av varandra (mötet kan väja att bifalla båda, ena eller inget oberoende av varandra) och i ytterligare andra fall kan vissa bara prövas om andra redan bifallits eller avslagits.

När yrkanden grupperats och ordnats bör mötesordföranden också ta ställning till om det finns någon tveksamhet kring vilken omröstningsmetod som ska väljas. Detta kan vara bestäm i mötesordningen men det kan också vara en öppen fråga.

Observera: För att omröstningar ska fungera smidigt behöver oftast yrkandet ”Avslag” skapas. Om ingen yrkat på detta bör mötesordföranden tillföra det yrkandet så att deltagarna kan välja på det alternativet.

Skapa omröstning

När en omröstning skapas finns det en rad olika fält som ska fyllas i.

• Titel - inte så viktig om bara en omröstning hålls men mycket viktig om flera hålls i samma dagordningspunkt. Notera också att denna titel syns i menyn ”Omröstningar” upptill i VoteIT när omröstningen har status Kommande, Pågående eller Avslutad.
• Beskrivning - här bör mötesordföranden förklara det som kom ut ur planeringssmomentet ovan. Svara på frågor som varför just dessa yrkanden, varför denna omröstningsmetod och vad händer sedan.
• Omröstningsmetod - välj omröstningsmetod
• Yrkanden - markera de yrkanden som ska vara med i den aktuella omröstningen
• Start- och sluttid för omröstningen - Detta är information till deltagarna och bör vara korrekt. Ändra i efterhand om planeringen ändras. Observera att det inte finns någon automatik här. Du måste öppna och stänga omröstningen själv.

Omröstningsinställningar

Vissa omröstningsmodeller har särskilda inställningar som gäller för den omröstningsmodellen. Om så är fallet med den omröstningsmodell man väljer hamnar man automatiskt i omröstningsinställnignarna när man skapat omröstningen. Här finns oftast standardvärden inmatade vilket endast behöver ändras om mötesordföranden vill uppnå en särskild effekt. Läs mer om detta i respektive omröstningsmodellbeskrivning.

Vill man komma tillbaka till dessa inställningar efter att omröstningen är skapad finns inställningar i kugghjulsmenyn till höger om omröstningens titel.

Omröstningsmodeller

Läs mer om omröstningar i deltagarmanualen.

Status på omröstningar

Mötesordföranden styr omröstningens status genom att välja ny status i kugghjulsmenyn till höger vid omröstningens titel. En omröstning går normalt stegen privat, kommande, pågående, stängd. Det är enbart vid kommande tillbaka till privat som det går att backa.

1. En nyskapad omröstning är privat och kan inte ses av mötets deltagare. Ingen påverkan på yrkandens status följer av att en omröstning skapas och befinner sig i privat.
2. En omröstning som sätts som kommande är synlig för deltagare med läsrättigheter och påverkar alla yrkanden som ingår i den så att de får status Låst för omröstning vilket hindrar att de dras tillbaka. Status kommande är bra att använda någon timme eller två innan en omröstning öppnar. Under status kommande kan omröstningen fortfarande ändras eller återtas till privat.
3. En pågående omröstning kan inte längre ändras och förblir öppen för omröstning tills mötesordföranden stänger densamma. Det är enbart de deltagare som har rösträtt när omröstningen sätts i status pågående som får rösträtt i omröstningen.
4. När omröstningen är avslutad påverkar den de ingående yrkandena i enlighet med omröstningsmetoden och de inställningar mötesordföranden gjort. Detta innebär ofta att det förslag som vann ges status bifallen och de övriga status avslagen.

Efter att omröstningen satts till pågående dyker den upp i menyraden för alla deltagare som har rösträtt i mötet. Röstning sker i enlighet med den omröstningsmodellbeskrivning som valts av mötesordföranden. Deltagarna kan ändra sin röst ända fram till status på omröstningen ändras till stängd.

Efter att omröstningen stängts är det dags att antingen fortsätta omröstningsproceduren med att lägga upp omröstningar om de yrkanden som inte behandlades i den första omröstningen. Om inga yrkanden återstår att behandla är det dags att ändra status på dagordningspunkten till avslutad.

Om en fråga enligt föreningens stadga kräver kvalificerad majoritet, som tvåtredjedelsmajoritet, måste kanske en ytterligare omröstning hållas. I denna omröstning ställs det tidigare vinnande förslaget som redan givits status Bifallen mot ett yrkanden som bör kallas något i stil med ”Avslag”. För detta bör majoritetsomröstning användas. Observera att det förslag som utsetts till sista yrkande att ställas mot avslag redan kan ha fått status bifallen från tidigare omröstning och då måste mötesordföranden genom att använda yrkandets kugghjulsmeny ändra status till publicerad igen.

När omröstningen ägt rum kan alla se om yrkandet nått den eftersträvade kvalificerade majoriteten eller ej. Majoritetsomröstningsmetoden kan inte särskilja om det behövs kvalificerad majoritet för bifall så ifall yrkandet fått majoritet men inte tillräcklig majoritet måste status på yrkandet manuellt ändras till avslagen.

Om något går fel i förberedelser, eller hantering, av omröstningar kan yrkanden ha bytt status på ett sätt man inte önskar och det kan ligga felaktiga omröstningar och skräpar i dagordningspunkterna. Försök då reda ut problemen genom att:

• Dra om möjligt tillbaka omröstningar till status privat, då syns de inte för övriga deltagare. Observera att detta inte ändrar tillbaka yrkanden i omröstningen till publicerad
• Ändra tillbaka yrkanden till status publicerad med hjälp av deras respektive kugghjulsmeny
• Radera i sista hand felaktiga omröstningar genom respektive omröstnings kugghjulsmeny

För att hantera ordningsfrågor och för frågor till mötesordförande eller annan moderator om mötet är det lämpligt att skapa en punkt på dagordningen kallad Ordningsfrågor. Under denna punkten kan beslut tas löpande och diskussion föras. Den som önskar få kontakt med moderator kan skriva i diskussionen med @<moderatornsanvändarnamn> vilket medför att VoteIT skickar ett mail till moderatorn om att någon vill något. Låt denna punkt vara ”pågående” under hela mötet.

På Sveroks IRC-kanal finns ofta hjälpsamma personer som har erfarenhet av möten och ibland också personer som är bekanta med VoteIT.

Tips om hur årsmöten i föreningar fungerar: Sveroks kunskapsbank kring årsmöten

Mer information om VoteIT: VoteITs hemsida

Läs mer om omröstningssystem: Modern Ballots

VoteIT projektgruppen nås enklast på epost