Användarmanual VoteIT

Denna manual är ännu inte färdig utan under utveckling. Välkommen att ändra, lägga till eller kommentera sidan så att den ständigt förbättras. Målsättningen är att inte göra den för lång och omfattande, om det är något du önskar en större fördjupning inom går det bra att skapa en separat länkad sida för detta område.

Ansvarig för användarmanualen är Anders Hultman, Betahaus.

För moderatorer/mötesskapare finns en separat manual som kompletterar denna manual för deltagare.

VoteIT är ett verktyg för att hålla beslutsmöten över nätet. Inriktningen är mot föreningsmöten som årsmöten och styrelsemöten med den skillnaden mot vanliga möten att möten i VoteIT förväntas ske över längre tid där deltagarna tittar förbi någon gång om dagen under mötets gång för att säga sin mening, lägga förslag och rösta i olika frågor.

VoteIT är inte lika bra om ett fullfjädrat forum på att vara ett forum, det är heller inte lika bra som ett åsiktsmätningsverktyg om det är mäta åsikter man önskar göra. Men om ni vill hålla ett föreningsårsmöte över nätet finns det inget som går upp mot VoteIT.

Föreningen Sverok ansökte 2009 om projektstöd från Allmänna Arvsfonden för att bygga VoteIT. Sedan detta beviljats har verktyget utvecklats med främsta fokus att hjälpa föreningar i Sverok att hålla årsmöten. VoteIT har använts på allvar vid en rad olika årsmöten och lanserades i en första version i oktober 2011.

VoteIT är ett gratis open source projekt som letts av Sverok, finansierats av Allmänna Arvsfonden och Folkbildningsrådet. Utvecklare har främst varit föreningen Betahaus. Hela VoteIT är licensierat under GPL 2 vilket ger alla som vill rätt att använda, vidareutveckla och vidaresprida VoteIT som han eller hon önskar.

När du bjuds in till ett möte i VoteIT av den som skapat mötet får du ett mail med en länk i. Denna länk är unik för din epostadress och är din personliga inbjudan. Genom att klicka på länken kommer du till en sida i VoteIT där du kan registrera dig med namn och välja ett lösenord. Du behöver använda denna länk för att få rättigheter att delta i det möte du inbjudits till.

Om du redan är registrerad i VoteIT när du får länken kan du genom att klicka på länken koppla ihop din registrerade profil med din nya mötesinbjudan.

När du är inloggad ser du alla möten som du har behörighet att se i vänsterkanten av förstasidan. Klicka på det aktuella mötet och du är inne i det. Om mötet öppnat kan du börja delta aktivt i mötet. Efter att mötet är avslutat kommer det finnas kvar här för referens men då inte längre ändras.

För att redigera din profil loggar du in i VoteIT och klickar på ditt namn i övre högra hörnet. Där kan du redigera ditt namn och fylla i en beskrivning av dig själv. Uppgifterna på profilsidan är synliga för alla som du delar ett möte med.

Profilbilder i VoteIT hanteras genom koppling till Gravatar. På Gravatar lägger du upp en bild som sedan följer ditt konto - i VoteITs fall din epostadress - till många olika sidor som använder Gravatar. Att lägga upp en bild på Gravatar är enkelt, snabbt och gratis.

Dagordningen är uppdelad i tre delar som kan öppnas eller stängas efter behov: Avslutad, Pågående och Kommande. De avslutade punkterna är de där omröstning redan genomförts och inga ytterligare beslut kommer fattas. Diskussionen kan dock fortsätta om deltagarna så önskar. De pågående punkterna är nu som mest aktuella och är de som kan ha omröstningar knutna till sig. De kommande punkterna är ännu inte aktuella för att beslut ska fattas men debatten kan redan ha börjat och den som önskar kan lägga förslag.

Allteftersom mötet fortskrider kommer mötesordföranden flytta frågor mot avslutade och när alla är avslutade är det dags att avsluta mötet. I de flesta fall kommer mötesordföranden presentera en tidsplan för när de olika frågorna kommer flyttas fram i dagordningen och när omröstningar kommer hållas. Denna tidsplan kan tas beslut om som en tidig punkt på mötet.

I dagordningen finns angivelse av hur många yrkanden (samt antal olästa yrkanden) och hur många diskussionsinlägg (samt antal olästa inlägg) genom siffror under respektive dagordningspunkt. Antalet olästa som anges inom parantes är ett snabbt och enkelt sätt att få en uppfattning om vad som hänt sedan du senast var inne i mötet.

Ett möte behöver spelregler som styr vem som får göra vad och när. Dessa spelregler baseras i många föreningar på svensk föreningspraxis och föreningens egna rutiner. För att hantera övergången till VoteIT kommer många föreningar behöva ställa sig nya frågor och hitta andra lösningar på mötesordningsproblemen. VoteIT har tagit fram en standardmall för mötesordningar som de som håller möten i VoteIT kan utgå ifrån när de fastställer sin mötesordning. Normalt fastställs mötesordningen tidigt i mötet innan de viktiga principfrågorna börjar avhandlas.

Inne i en punkt på dagordningen finns de diskussioner som rör denna punkt. När punkten öppnas finns de 5 senast postade inläggen synliga till höger. Ett klick på “Visa X föregående inlägg” visar resten. Det finns ingen sortering eller trådning av inläggen utan de placerar i den ordningen de inkommit från tidigast till senast.

För att skriva ett inlägg klickar du i textrutan längst ned under diskussion och skriver där din text. När du är klar klickar du lägg till. Du kan inte ändra din text i efterhand utan enbart radera den och vid behov skriva om den på nytt.

I inlägg kan du göra radbrytningar och hänvisningar till andra användare genom att skriva @användarnamn. Hänvisningen blir sedan en länk och ett mail skickas till användaren om att du nämnt henne i diskussionen.

När du läser andras inlägg finns det möjlighet att klicka “gilla” för inlägg som du uppskattar eller stödjer. Du kan också ta bort till “gillande” senare genom att klicka på “Ta bort gilla”.

Du är själv ansvarig för att föra en positiv och saklig debatt och att inte bryta mot lagar och regler kring hur man uttrycker sig på Internet. Alla användare med moderatorsrättigheter (mötesordföranden och liknande) har rätt och skyldighet att radera dina inlägg om de är stötande eller olämpliga. Vid behov kontakta mötesordföranden om oenighet om detta skulle uppstå.

Ett yrkande är ett förslag i VoteIT. Alla deltagare med rätt att delta i mötet kan lägga yrkanden. Yrkanden kan skrivas med radbrytningar och med hyperlänkar men inte med några andra formateringar. Ett yrkande knyts till en dagordningspunkt och om den hamnar i fel dagordningspunkt måste den dras tillbaka och läggas på nytt i rätt dagordningspunkt.

Ett yrkande kan ha ett av flera olika tillstånd:

• Publicerad - när ett yrkande skapas blir den publicerad och kan då ses av alla och användas i omröstningar
• Tillbakadragen - när förslagsställaren ändrar sig och vill radera sitt yrkande väljer denna att “Dra tillbaka” yrkandet och då stryks det över och kan sedan inte användas i omröstningar. Däremot finns det kvar så att andra kan se att det funnits och kopiera texten i ett nytt yrkande
• Låst för omröstning - när mötesordföranden fastställt en omröstning där yrkandet ingår blir det låst och kan inte längre dras tillbaka av avsändaren
• Bifallen - ett förslag som vinner en omröstning blir bifallet
• Avslagen - ett förslag som förlorar i en omröstning blir avslaget
• Ohanterad - om mötesordföranden stänger en dagordningspunkt och av något skäl lämnar vissa yrkanden obesvarade kan de få status “ohanterad” och är således avslutad men varken bifallen eller avslagen.

Alla deltagare kan gilla eller ta bort sitt gillande av yrkande. Att gilla ett yrkande är inte detsamma som att rösta för det i en kommande omröstning.

För att avgöra vilket eller vilka av yrkandena i en dagordningspunkt som ska bifallas måste en omröstning hållas. I de flesta föreningar hålls omröstning även om det bara finns ett förslag för att säkerställa att det finns tillräckligt stöd för att förverkliga detta ända förslag.

Mötesordföranden är ansvarig för att sätta upp omröstningar i VoteIT. Detta ska göras på det sätt som mötesordningen föreskriver. Oftast innebär detta att omröstningen ska finnas klar vid en viss tidpunkt så att deltagarna kan invända mot mötesordförandens förslag till omröstning. Om inga invändningar inkommer påbörjas omröstning enligt planen och alla deltagare med rösträtt kan rösta. Omröstningen stänger vid en i förväg bestämd tidpunkt. Fram till den tidpunkten har alla röstande möjlighet att ändra sin röst.

Röstning kan göras med flera olika metoder vilka får olika konsekvenser, de passar olika bra till olika typer av beslut och valet av omröstningsmetod sker normalt i samband med fastställandet av mötesordning. VoteIT stödjer i dagsläget följande omröstningsmetoder:

Vid majoritetsomröstning ges deltagarna möjlighet att rösta på ett av flera alternativ. När omröstningen avslutas utses det förslag som fått egen majoritet av de avgivna rösterna som det vinnande. Majoritetsomröstning fungerar utmärkt när det bara finns ett eller två förslag men är mer problematiskt när det finns fler än två förslag. Läs mer om dessa problem på vår blogg.

För att hantera situationer där det finns fler än 2 förslag kan mötesordföranden välja att använda Schulze STV. Denna metod innebär att du som röstande rangordnar förslagen med stjärnor, det förslag du ger flest stjärnor tycker du är bäst och det med minst sämst. Du kan välja att ge två förslag lika många stjärnor och det är bara det inbördes förhållandet mellan förslagen som Schulze STV beräknar. När omröstningen är avslutad visar VoteIT vilket eller vilka förslag som fick starkast stöd och utser vinnare. Vid lika röstetal används slumpen. Läs gärna mer om Schulze på vår blogg, på wikipedia eller testa hur det fungerar.

VoteIT är öppet för att hantera andra omröstningsmetoder som dess användare vill ha. I dagsläget finns bara ovanstående skrivna men den som har tid eller pengar får gärna ta sig an att koda fler omröstningsmetoder som vi kan lägga in som valbara i VoteIT. Läs mer om att bidra till VoteIT på vår webb.

Tips om hur årsmöten i föreningar fungerar: Sveroks kunskapsbank kring årsmöten

Mer information om VoteIT: VoteITs hemsida

Läs mer om omröstningssystem: Modern Ballots